Оптимальность управленческих решений во многом зависит от качества проводимой аналитической работы. Правильно организованная работа позволяет объективно оценить все процессы, сделать выводы и разработать рекомендации.
Исходя из этого аналитическую работу можно разделить на этапы.
I - Составление планов аналитической работы:
определение объекта и целей анализа;
разработка программа календарного плана и распределение обязанностей между исполнителей;
определение источников и видов информации и способов восполнения недостающей.
II - Подготовка материалов для анализа:
подбор имеющейся и сбор дополнительной информации;
проверка достоверности информации;
аналитическая обработка информации.
III - Выявление влияния системы факторов на изучаемые экономические процессы и явления:
определение круга взаимосвязанных факторов и их группировка;
раскрытие связи и зависимости между факторами;
измерение влияния фактора на конечный результат.
IV - использование для анализа различных методов проведения анализа
V - Обобщение результатов анализа:
подсчет возможных резервов развития производства;
итоговая оценка деятельности предприятия и выводы по результатам анализа;
предположения и рекомендации управленческому персоналу на основе выводов и разработка мероприятий по изменению сложившейся ситуации.
Текущий анализ является ретроспективным анализом уже осуществлённой хозяйственной деятельности.
Главная задача - объективная оценка результатов коммерческой деятельности, комплексное выявление неиспользованных резервов, мобилизация их, выявление недочетов в работе и их виновников, достижение полного соответствия материального и морального стимулирования по результатам труда и качеству работы.
Его недостатки - выявленные резервы означают навсегда потерянные возможности роста эффективности производства, поскольку относятся к прошлому периоду.
Этот вид анализа предусматривает регистрацию хозяйственной ситуации, и результатов с целью учёта в будущей работе. В связи с тем, что текущий анализ является ретроспективным, для повышения его действенности одной из главных задач анализа является ускорение представления отчетности и ее аналитической обработки. Текущий анализ проводится всеми экономическими и техническими службами, всеми структурными подразделениями по всем разделам и нормам анализа. Результаты текущего анализа являются основанием для составления пояснительной записки к годовому отчету предприятия.
Особенность методики текущего анализа состоит в том, что фактические результаты деятельности оцениваются в сравнении с предшествующим периодом. Отклонения от базы сравнения расшифровываются по технико-экономическим факторам, определяющим эти отклонения, устанавливаются так же ответственные лица, службы, намечаются меры по ликвидации недочетов в работе.
Если же отклонения имеют положительный характер, выясняются условия, определившие такое положительное влияние. Одной из основных отличительных черт текущего анализа - наиболее полный и глубокий анализ хозяйственной деятельности; он опирается на результаты оперативного анализа и одновременно служит базой перспективного (прогнозного) анализа.
Особенность внутрихозяйственного анализа заключается в его детализации по отдельным подразделениям, с целью оценки вклада каждого подразделения в достигнутый уровень развития предприятия. Внутрихозяйственный анализ охватывает все ступени управленческой иерархии от подразделений первого порядка до рабочего места. При внутрихозяйственном анализе деятельности необходимо учитывать особенности структуры предприятия, поскольку от этой структуры зависят потоки экономической информации.
Большое внимание уделяется повышению централизации вспомогательных производств. Это объясняется тем, что успехи, достигнутые в области роста производительности труда в основных производственных цехах, могут быть значительно снижены большими затратами труда на вспомогательных работах.